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O estudo de viabilidade e análise do orçamento.

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No “post” de hoje vamos escrever um pouco sobre a importância do estudo de viabilidade e análise do orçamento do evento.

A partir do momento em que se chega a acordo no que respeita à ideia sobre o evento a realizar, é essencial que se realize um estudo de viabilidade.

Pretende-se com o estudo, determinar se o evento é ou não possível e desejável pelo seu mercado alvo. Este irá determinar a viabilidade, procurando sobretudo dar respostas a questões relacionadas com a realização do evento, tais como:

 

  • Porquê realizar o evento?
  • Qual será a sua natureza?
  • Onde será realizado?
  • Qual a logística necessária?
  • Quanto irá custar?
  • Que recursos serão necessários?
  • Poderá ser realizado no prazo pretendido?
  • Que pesquisa de mercado será necessária?
  • Existirá mercado para o evento?
  • Como será publicitado?
  • Existem eventos similares?
  • Quem irá organizá-lo?
  • Serão as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da organização?
  • Quanto tempo demorará a organizar?
  • Temos a equipa, fundos e empenho para organizar?

 

Estas são algumas das questões que se devem responder, quando se realiza  o estudo de viabilidade e análise do orçamento, entre outras questões que se devem levantar de acordo com a  tipologia do evento.

 

No fundo, o estudo de viabilidade permite determinar se o evento é ou não viável e em caso afirmativo, quais as alterações, se houver necessidade, terão de ser introduzidas na ideia original, para que seja bem sucedido.

Pretende-se que o conceito original seja aperfeiçoado de acordo com as conclusões do estudo de viabilidade.

Antes de se começar qualquer projeto deve-se preparar um orçamento detalhado com as provisões de receita e despesa, deixando espaço ou folga necessária para qualquer emergência que possa ocorrer.

A verificação do orçamento permite assim distribuir as verbas pelas atividades que estão incluídas no evento. Caso não se consiga reunir as verbas necessárias, tem de se analisar a participação no evento.

Quanto ao orçamento geral, deve prever:

 

  • A elencagem de meios;
  • A elencagem de necessidades;
  • Previsões de receitas;
  • Previsões de despesas;
  • Salvaguarda de situações imprevistas:

 

Na salvaguarda de situações imprevistas, estas podem estar relacionadas com a organização, os recursos humanos, recursos materiais, promoção, divulgação, forças de segurança, alimentação, alojamento, transporte, seguros, decoração, prémios entre outros.

Pretende-mos dizer que o orçamento geral deve cobrir as situações, na sua maior parte relacionadas com a operacionalidade do evento.

Por hoje é tudo, no nosso próximo “post” iremos abordar o tema “definição de estratégias para o evento”, até lá.

 

 

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