O estudo de viabilidade e análise do orçamento
Porque devemos realizar o estudo de viabilidade e análise do orçamento?
A partir do momento em que se chega a acordo no que respeita à ideia sobre o evento a realizar, é essencial que se realize um estudo de viabilidade.
Pretende-se com o estudo, determinar se o evento é ou não possível e desejável pelo mercado alvo. Este irá determinar a viabilidade, procurando sobretudo dar respostas a questões relacionadas com a realização do evento, tais como;
Porquê realizar o evento?
Qual será a sua natureza?
Onde será realizado?
Qual a logística necessária?
Quanto irá custar?
Que recursos serão necessários?
Poderá ser realizado no prazo pretendido?
Que pesquisa de mercado será necessária?
Existirá mercado para o evento?
Como será publicitado?
Existem eventos similares?
Quem irá organizá-lo?
Serão as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da organização?
Quanto tempo demorará a organizar?
Temos a equipa, fundos e empenho para organizar?
Estas são algumas das questões que se devem responder, quando se realiza o estudo de viabilidade e análise do orçamento, entre outras questões que se devem levantar de acordo com a tipologia do evento.
No fundo, o estudo de viabilidade permite determinar se o evento é ou não viável e em caso afirmativo, quais as alterações, se houver necessidade, terão de ser introduzidas na ideia original, para que seja bem sucedido.
Pretende-se que o conceito original seja aperfeiçoado de acordo com as conclusões do estudo de viabilidade.
Antes de se começar qualquer projeto deve-se preparar um orçamento detalhado com as provisões de receita e despesa, deixando espaço ou folga necessária para qualquer emergência que possa ocorrer.
A verificação do orçamento permite assim distribuir as verbas pelas atividades que estão incluídas no evento. Caso não se consiga reunir as verbas necessárias, tem de se analisar a participação no evento.
Quanto ao orçamento geral, deve prever:
A elencagem de meios;
A elencagem de necessidades;
Previsões de receitas;
Previsões de despesas;
Salvaguarda de situações imprevistas.
Na salvaguarda de situações imprevistas, estas podem estar relacionadas com a organização, os recursos humanos, recursos materiais, promoção, divulgação, forças de segurança, alimentação, alojamento, transporte, seguros, decoração, prémios entre outros.
Pretende-se dizer que o orçamento geral deve cobrir as situações, na sua maior parte relacionadas com a operacionalidade do evento.