O estudo de viabilidade e análise do orçamento

Porque devemos realizar o estudo de viabilidade e análise do orçamento?

A partir do momento em que se chega a acordo no que respeita à ideia sobre o evento a realizar, é essencial que se realize um estudo de viabilidade.

Pretende-se com o estudo, determinar se o evento é ou não possível e desejável pelo mercado alvo. Este irá determinar a viabilidade, procurando sobretudo dar respostas a questões relacionadas com a realização do evento, tais como;

Porquê realizar o evento?

Qual será a sua natureza?

Onde será realizado?

Qual a logística necessária?

Quanto irá custar?

Que recursos serão necessários?

Poderá ser realizado no prazo pretendido?

Que pesquisa de mercado será necessária?

Existirá mercado para o evento?

Como será publicitado?

Existem eventos similares?

Quem irá organizá-lo?

Serão as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da organização?

Quanto tempo demorará a organizar?

Temos a equipa, fundos e empenho para organizar?

Estas são algumas das questões que se devem responder, quando se realiza  o estudo de viabilidade e análise do orçamento, entre outras questões que se devem levantar de acordo com a  tipologia do evento.

No fundo, o estudo de viabilidade permite determinar se o evento é ou não viável e em caso afirmativo, quais as alterações, se houver necessidade, terão de ser introduzidas na ideia original, para que seja bem sucedido.

Pretende-se que o conceito original seja aperfeiçoado de acordo com as conclusões do estudo de viabilidade.

Antes de se começar qualquer projeto deve-se preparar um orçamento detalhado com as provisões de receita e despesa, deixando espaço ou folga necessária para qualquer emergência que possa ocorrer.

A verificação do orçamento permite assim distribuir as verbas pelas atividades que estão incluídas no evento. Caso não se consiga reunir as verbas necessárias, tem de se analisar a participação no evento.

Quanto ao orçamento geral, deve prever:

A elencagem de meios;

A elencagem de necessidades;

Previsões de receitas;

Previsões de despesas;

Salvaguarda de situações imprevistas.

Na salvaguarda de situações imprevistas, estas podem estar relacionadas com a organização, os recursos humanos, recursos materiais, promoção, divulgação, forças de segurança, alimentação, alojamento, transporte, seguros, decoração, prémios entre outros.

Pretende-se dizer que o orçamento geral deve cobrir as situações, na sua maior parte relacionadas com a operacionalidade do evento.