Planear e organizar um evento

Um evento é sempre a realização de um sonho, que pode ter diversas motivações, desde motivos comerciais, sociais, culturais, políticos ou mesmo religiosos.

Pelas razões evocadas, quando se pretende realizar um evento deve-se planear e organiza-lo, e planear pressupõe nada mais nada menos, do que entender em que ponto a organização está no presente e para onde quer ir no futuro, simplificando, o planeamento estabelece todo um processo organizacional, que é desenvolvido através de técnicas e estratégias, com o propósito de se  determinar os meios necessários para se atingir os fins propostos pela organização.

Quando alguém se propõe a assumir as funções de planear e organizar um evento, deve entender que é preciso deslumbrar, cativar, fascinar e também seduzir, não só o cliente mas também quem vai participar no evento.

O organizador ao se propor a planear e organizar um evento tem geralmente três fases que são, as seguintes;

• O pré-evento – onde se faz todo o planeamento e organização;
• O evento – neste caso a sua realização, o decorrer do evento;
• E o pós-evento – onde se faz toda a avaliação e se encerra por fim o evento.

Embora as etapas do evento sejam identificadas separadamente, cada uma das fases proporciona uma ligação à fase seguinte.

A primeira etapa baseia-se sobretudo, na estratégia para o evento e em todas as outras etapas nas atividades operacionais. No entanto, nenhuma pode ser realizada com sucesso sem que anterior tenha sido concluída.

Não é fácil existirem bons eventos, sem que a sua concepção, a sua ideia e os seus objectivos também o sejam, logo, boas ideias poderão resultar em bons eventos e vice versa.

Uma vez concluídas todas as etapas, o ciclo pode ter novamente inicio, quando se usa os dado obtidos através da avaliação para o planeamento de eventos futuros.

Nos próximos “posts”, iremos desenvolver as fases que constituem o evento.