O pré-evento
"O pré evento, é um artigo que te vai ajudar a compreender um pouco mais sobre como preparar o teu evento"
O pré-evento
O pré-evento é a fase inicial do evento, é nesta fase que se define o projeto e o planeamento de todas as atividades que irão ocorrer durante o evento. Nesta fase, o planeamento é a peça fundamental no processo de organização evento, onde se apresentam em linhas gerais, a ideia do que se pretende realizar.
Neste período, é importante que a ideia final seja incorporada por todos os elementos envolvidos na conceção e realização do evento, para tal, é necessário realizar o levantamento do maior número possível de elementos. Assim temos de fazer as seguintes perguntas, inicialmente, onde é fundamental obter as seguintes respostas, tais como;
Porquê?
Pretendemos promover um evento.
Qual?
A natureza exata do evento.
Quando?
Se irá realizar.
Onde?
Se irá realizar.
Como?
Pode ser realizado.
Como?
Se fará a sua divulgação.
Outras questões também devem ser respondidas, como as seguintes;
O evento é atrativo para o patrocinador?
Existem outros eventos semelhantes?
O que acontecerá depois do evento?
Qual será o próximo passo?
Depois de obtidas as resposta às perguntas iniciais, faz-se o planeamento detalhado do evento.
O fracasso no planeamento é o planeamento do fracasso
O planeamento, tem de ser cuidadoso, estruturado e lógico. Este determina, o deve ser feito, promovido, o que deve ser subsidiado.
“Se o planeamento, é a espinha dorsal, que define a orientação, qual o rumo a tomar, de modo atingir o sucesso para todos os envolvidos.
A organização, é o pulmão e o coração do evento, sem ela, o vento pára de bater, as tarefas deixam de ser feitas, os fornecedores não recebem as informações e os pagamentos necessários.”
Adaptado, Martin (2003: 70)
Como podemos ver, o planeamento, é o processo que identifica metas e objetivos, estabelecendo os meios para obtê-los.
Claro que um plano, nem sempre é imune a falhas e a correções, deve ser sempre alterado em função das necessidades.
Para que as falhas sejam as menores possíveis, o planeamento deve seguir uma sequência de opções estratégicas, de modo a se atingir os fins previamente estabelecidos, sendo as opções seguintes;
Missão e visão do evento;
A definição de objectivos;
A análise da situação;
A identificação e escolha de opções estratégicas;
Desenvolvimento de planos operacionais e sistemas de controlo;
Avaliação do evento e feedback.
A existência de um metodologia adequada, o cumprimento de todas a etapas, bem como a sua perfeita integração, são fundamentais para o sucesso do evento.