Para se organizar um evento, deve-se executar uma serie de providências preparatórias, necessárias para assegurar todas as condições à sua realização, sem que haja problemas administrativos, disciplinares ou estruturais.
Deve haver uma preocupação, para que sejam criadas condições que permitam a existência de um ambiente salutar e adequado a nível técnico. Também se deve fazer cumprir os regulamentos, as regras das entidades que o regem, orientam e promovem o evento, para que este seja realizado de forma justa, para todos os envolvidos.
Assim sendo, deve-se levantar algumas questões antes de se pensar em realizar um evento, como algumas destas;
- Temos a capacidade de organizar este evento?
- As instalações são as necessárias, adequadas?
- Os recursos financeiro são os suficientes?
- Temos a mão de obra necessária?
- O tempo é suficiente para a realização do evento?
- Os organizadores tem a força e a visão, para acreditar no sucesso do evento?
- Existe a experiência necessária da nossa parte para a realização do evento?
- O ambiente é favorável?
- O evento tem a capacidade de despertar atenção do publico?
- O evento consegue atrair os meios de comunicação social?
- Anteriormente, já se realizou algum evento igual ou semelhante?
Estas respostas devem ser respondidas, quase no seu total, de modo a se realizarem as parcerias adequadas para se organizar um evento.
Visto isto, deve-se realizar uma primeira reunião com todas as partes interessadas, onde se fará a proposta do evento, qual o seu objectivo, a sua finalidade, o seu propósito. Isto permitirá que todos fiquem com uma noção do que se pretende do evento. Este processo irá permitir que na segunda reunião, cada um dos elementos que participam no evento, venham melhor preparados, trazendo os seus planos individuais, orçamentos, ideias, perguntas e sugestões.
Este trabalho de equipa, é importante, resulta numa mais valia organizacional, necessária para a realização de um evento.
Para a realização deste “post”, foi consultado o livro de Introdução à Gestão de Animação Turística, sendo os seus autores Paulo Almeida e Sérgio Araújo, Professores na Escola Superior de Turismo e Tecnologia do Mar, que está inserida no Instituto Politécnico de Leiria.