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O pré-evento

Pré-evento

O pré-evento é a fase inicial do evento, é nesta fase que se define o projeto e o planeamento de todas as atividades que irão ocorrer durante o evento. Nesta fase, o planeamento é a peça fundamental no processo de organização evento, onde se apresentam em linhas gerais, a ideia do que se pretende realizar.

Neste período, é importante que a ideia final seja incorporada por todos os elementos envolvidos na concepção e realização do evento, para tal, é necessário realizar o levantamento do maior numero possível de elementos. Assim temos de fazer as seguintes perguntas, inicialmente, onde é fundamental obter as seguintes respostas, tais como;

  • Porquê?
    • Pretendemos promover um evento.
  • Qual?
    • A natureza exata do evento.
  • Quando?
    • Se irá realizar.
  • Onde?
    • Se irá realizar.
  • Como?
    • Pode ser realizado.
  • Como?
    • Se fará a sua divulgação.

Outras questões também devem ser respondidas, como as seguintes;

  • O evento é atrativo para o patrocinador?
  • Existem outros eventos semelhantes?
  • O que acontecerá depois do evento?
  • Qual será o próximo passo?

Depois de obtidas as resposta às perguntas iniciais, faz-se o planeamento detalhado do evento.

 

“ O fracasso no planeamento é o planeamento do fracasso”

 

O planeamento, tem de ser cuidadoso, estruturado e lógico. Este determina, o deve ser feito, promovido, o que deve ser subsidiado.

“Se o planeamento, é a espinha dorsal, que define a orientação, qual o rumo a tomar, de modo atingir o sucesso para todos os envolvidos.

A organização, é o pulmão e o coração do evento, sem ela, o vento pára de bater, as tarefas deixam de ser feitas, os fornecedores não recebem as informações e os pagamentos necessários.”

Adaptado, Martin (2003: 70)

 

Como podemos ver, o planeamento, é o processo que identifica metas e objectivos, estabelecendo os meios para obte-los. Claro que um plano, nem sempre é imune a falhas e a correções, deve ser sempre alterado em função das necessidades.

Para que as falhas sejam as menores possíveis, o planeamento deve seguir uma sequência de opções estratégicas, de modo a se atingir os fins previamente estabelecidos, sendo as opções seguintes;

  • Missão e visão do evento;
  • A definição de objectivos;
  • A análise da situação;
  • A identificação e escolha de opções estratégicas;
  • Desenvolvimento de planos operacionais e sistemas de controlo;
  • Avaliação do evento e feedback.

A existência de um metodologia adequada, o cumprimento de todas a etapas, bem como a sua perfeita integração, são fundamentais para o sucesso do evento.

No próximo “post”, vamos continuar o tema pré-evento, explicando as suas fases.

 

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